Як виправити помилки в документах

Одна невірно написана літера чи цифра в документах може стати причиною низки проблем для їх власників. Зокрема йдеться про свідоцтво про народження чи одруження, свідоцтво про право власності чи право на спадщину, договір купівлі-продажу чи дарування. Юристка Білоцерківського офісу Мережі правового розвитку Інна Малишко роз’яснює, як виправити помилки через суд або в позасудовому порядку.

Найчастіше помилки в документах виявляють нотаріуси при оформленні спадку, і це є достатньою підставою для відмови у видачі свідоцтва про право на спадщину.

Помилки в документах особливо часто зустрічаються в документах, виданих до 2000 року, а саме помилки у прізвищах та іменах осіб, які сталися в результаті невірного перекладу при заміні паспортів після встановлення незалежності України.

Так, частими є випадками, коли у свідоцтві на право власності на будинок у прізвищі власника допущена помилка. У повсякденні це може і не завдавати власнику незручностей, проте проблеми почнуться, коли особа, наприклад, забажає продати будинок. І як результат – відмова нотаріуса вчиняти будь-які дії стосовно цієї нерухомості, поки помилка не буде виправлена.
На сьогодні існує два способи виправити помилки в документі:

– позасудовий — шляхом звернення до органу, що видав документ;

– судовий — шляхом встановлення належності правовстановлюючого документа конкретній особі.

Позасудовий спосіб вирішення проблеми

Слід зазначити, що найпростіше вирішити проблему, звернувшись до органу, який видав такий документ. Слід подати заяву про виправлення технічної помилки. У ній обов’язково потрібно вказати суть помилок і додати документи, що підтверджують їх наявність. При цьому орган може виправити помилку в документі лише тоді, коли в самих документах, на підставі яких видавався правовстановлюючий документ, такої помилки немає і вона була допущена саме з вини відповідного органу.

Але! На практиці виникають ситуації, коли орган, що видавав правовстановлюючий документ, ліквідовано, а орган, в якому знаходиться архівна реєстраційна справа, не наділений повноваженнями виправляти такі помилки. В цьому випадку єдиним способом вирішення зазначеної проблеми є звернення до суду в порядку окремого провадження з відповідною заявою про встановлення факту, що має юридичне значення.

Судовий спосіб вирішення проблеми

Ст. 315 Цивільного процесуального кодексу України передбачено, що суд розглядає справи про встановлення факту належності правовстановлюючих документів особі, прізвище, ім’я, по батькові, місце і час народження якої, що зазначені в документі, не збігаються з прізвищем, ім’ям, по батькові, місцем і часом народження цієї особи, зазначеним у свідоцтві про народження або в паспорті.

Суд може розглянути справу про встановлення фактів, що мають юридичне значення, якщо:
– такі факти породжують юридичні наслідки (тобто від них залежить виникнення, зміна або припинення прав громадян);
– законодавством не передбачено інший порядок їх встановлення; встановлення факту не пов’язано з наступним вирішенням спору про право.

Заява подається до суду за місцем проживання особи.

Увага! За подачу такої заяви необхідно заплатити судовий збір в розмірі 0,2 розміру прожиткового мінімуму на одну працездатну особу ( зараз це 405 грн 40 коп).

Під час судового розгляду суд встановлює що документ, виданий певній особі, дійсно їй належить, але суд не має права вносити виправлення у цей документ.

На підставі судового рішення про встановлення факту, що має юридичне значення, особа може в подальшому оформити майнові чи немайнові права.

Такі справи не є юридично складними, проте додають зайвого клопоту і займають чимало часу. Тому рекомендуємо уважно вивчати документи та в разі виявлення в них помилок негайно вимагати їх виправлення.

P.S. Матеріал підготовлено за підтримки Міжнародного Фонду «Відродження» у межах проекту ««Безпечна та правоспроможна громада».

Матеріал відображає позицію автора і не обов’язково збігається з позицією Міжнародного фонду «Відродження».

Якщо помітили помилку на сайті, будь ласка, виділіть текст та натисніть ctrl-enter.

Інформаційний лист Нотаріальної палати України щодо виправлення технічних помилок в текстах нотаріальних документів

У зв’язку з виникненням численних питань у нотаріусів щодо можливості виправлення технічних помилок в текстах нотаріальних документів Комісія Нотаріальної палати України з аналітично-методичного забезпечення нотаріальної діяльності звертає увагу на наступне.

Статтею 7 Закону України “Про нотаріат” встановлено, що нотаріуси у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, – законодавством Республіки Крим, наказами Міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (далі – Порядок) та Правила ведення нотаріального діловодства (далі — Правила), затверджені відповідними наказами Міністерства юстиції України, що регламентують діяльність нотаріату, не містять визначення терміну “технічна помилка”.

Однак, визначення терміну “технічна помилка” міститься у ряді нормативних актів. Найчастіше технічна помилка визначається як описка, друкарська, граматична, арифметична помилка при вчиненні тієї чи іншої дії в залежності від напрямку, який регулює відповідний акт. Такі норми містяться зокрема у Законах України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань”, “Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень”, а також у Постановах КМУ № 881 та № 882 від 30.11.2016; № 916 від 07.12.2016; № 979 від 21.12.2016; № 599 від 14.04.2017 та інших.

Статтею 8 Цивільного кодексу України (далі – ЦК) надана можливість застосовувати аналогію закону у разі, якщо цивільні відносини не врегульовані відповідними актами цивільного законодавства. Інститут аналогії в цивільному праві є правовим способом заповнення прогалин у праві, зміст якого полягає у виникненні цивільних прав та обов’язків також з дій фізичних та юридичних осіб, які хоч і не передбачені законом, але внаслідок загальних засад і змісту цивільного законодавства породжують цивільні права та обов’язки. В доктрині аналогію закону визначають як застосування, у разі відсутності закону, що регулює дані відносини, закону, який регулює подібні суспільні відносини.

Статтею 47 Закону України “Про нотаріат” встановлено, що для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем. Аналогічне вимога встановлена п. 1 гл. 8 розділу 1 Порядку.

За загальним правилом позасудовий спосіб виправлення помилок у документах відбувається шляхом звернення до органу, що видав документ. Такий орган може виправити помилку лише у тому разі, якщо в документах, на підставі яких він видавався, даної помилки не було, і помилка була допущена саме з вини органу, який видав документ (у разі виявлення орфографічних або технічних помилок).

У разі, якщо ж в документах на підставі яких видано документ також наявна помилка, виправлення такої помилки відбувається лише у судовому порядку.

Оскільки законодавство, яке регулює діяльність нотаріату, прямо не забороняє приймати у нотаріальне провадження документи, які мають належним чином застережені виправлення, можна зробити висновок, що у разі допущення орфографічної або технічної помилки при складанні документу нотаріус може виправити таку помилку та зробити відповідне застереження про це, засвідчивши виправлення своїм підписом та печаткою.

Пункт 6.12 Правил встановлює, що текст нотаріально оформлюваного документа (договору, заповіту, довіреності, заяви тощо) повинен бути викладений зрозуміло, чітко, грамотно, не повинен мати підчисток, з дотриманням вимог чинного законодавства.

При цьому зазначено, що зміни чи доповнення до документу вносяться та оформлюються нотаріусом у порядку, встановленому законодавством, у разі якщо текст нотаріально оформлюваного документа викладено неграмотно, нечітко (незрозуміло).

Статтями 651-654 ЦК передбачені підстави та порядок внесення змін до договору. Зокрема зазначено, що зміна договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або законом.

Отже необхідності (вимоги) виправлення технічної або орфографічної помилки, якщо не змінюються умови договору, шляхом укладання договору про внесення змін цивільне законодавство України не передбачає.

Між тим, пунктом 6.13 Правил встановлений порядок виправлення помилки у тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (свідоцтва, виданого нотаріусом, копії документа, дубліката документа тощо).

Керуючись статтею 8 ЦКУ, при виправленні технічної або орфографічної помилки у тексті нотаріально оформлюваного документа, який потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії вбачається можливим застосувати аналогію закону та керуватися порядком, встановленим для виправлення помилки у документі, що не потребує підпису особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

Внести виправлення технічної або орфографічної помилки до тексту такого документа можна за заявою особи, заінтересованої у вчиненні нотаріальної дії, зареєстрованої у Журналі реєстрації вхідних документів.

У такому випадку виправлення технічної або орфографічної помилки застерігається нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису, із зазначенням дати та проставленням свого підпису та печатки на такому застереженні.

При цьому всі виправлення мають бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім закреслене.

Інформація надсилається для врахування в роботі.

Комісія НПУ з аналітично-методичного

забезпечення нотаріальної діяльності